報告の原則
2007-11-27
コンサルティングの先生から教わりました。
円滑な業務ができるよう連携を密にとってまいりたい！
以下参照
■報告の原則■
タイムリーに報告しろ！
悪いことほどすぐ報告！
相手が聞きたいレベルで報告しろ！
危ないときにはすぐアラームを鳴らせ！
結論から報告しろ！
正しく報告するということは円滑に仕事をしていく上では非常に重要なことです。
●報告が必要な項目●
・メンバー（人）の状況、問題、トラブル、要望事項など
・顧客とのトラブル、要望事項、報告事項
・引継ぎ事項
・成果、良かったこと
・過去に指導をもらった事項の進捗報告
・プロジェクトなどの進捗報告
タイムリーに報告しろ！
問題が発生した時点や報告が必要な時点にタイムリーに報告をしなくては、
上司が正しく判断することが難しくなります。
報告が遅れて正しい判断が遅れた場合、もしくは報告せずに問題を残したまま進めてしまった場合には
その結果起こりうるトラブルから現状を取り戻すまでに多くの時間を費やすことになってしまいます。
そうすると、結果としてその先にいる顧客に対して迷惑をかけることになってしまうのです。
悪いことほどすぐ報告！
悪いことほど怒られることを恐れて報告を先送りにしてしまいがちです。
しかし、悪いことというのはその対処が早ければ早いほど被害を最小限で食い止めることができます。
ここでも正しい判断で物事が進めていけるかということが特に重要になるのです。
そのためにも、悪いことほど迅速な報告で問題解決を図っていきましょう。
また、自分のスキルアップという面でも悪いことの報告は功を奏します。
問題の対処法はある程度の経験や見識が必要になってきます。
しかし、未熟な時期には判断基準が身についていないために正しい判断ができません。
その判断を上司にしてもらうということを通して、どのような状況のときにどのような判断をするのかという
判断基準を身に付ける訓練にもつながるのです。
一秒でも早く失敗をし、一秒でも早く成長を掴み取りましょう。
相手が聞きたいレベルでを報告しろ！
自分が報告しなければと思うことと、相手が報告してほしいことというのはその役割の違いからギャップがあるものです。
自分の目線で報告するのでは相手に十分に理解してもらうためには不十分です。
相手の目線に合わせた報告を行いましょう。
危ないと思ったらすぐアラームを鳴らせ！
期限に間に合わないとき、問題が起きそうだと予測できるときには、期限を過ぎてからや問題が起きてから報告するのではなく
問題が起きる前に「○○の事情で間に合いそうもありません。」という形で報告し修正を行う必要があります。
これを事後報告にしてしまうと大きな問題に発展してしまう可能性が大きいためです。
結論から報告しろ！
報告の際に、関係の無い前置きを長々と話す人がよくいます。
しかし報告を受ける側は何を言いたいのか？ということをつかむまではそのような話を一切受け止められません。
そもそも報告なのか、相談なのか、ということすらわからない報告は実際に良くあるものです。
報告の際には「○○についてご報告があります。」などの結論から話をし、報告の際には、
「○○について結論から申しますと・・・」というように結果を報告し、続いてその理由などについての
報告をするようにしましょう。
結論がわからないと、報告を受ける方は報告が終わった後に「つまり○○だったという報告なんだね？」と
確認しなくてはなりません。
相手により迅速で正しい判断をしてもらうためには、より迅速で正しい情報提供が必要不可欠となるのです。
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